The thermal printer in the kitchen has long been the symbol of communication between the dining room and the kitchen. In 2025, it is largely replaced by the KDS – Kitchen Display System – a screen that displays orders in real-time and structures production. Here’s why this change is becoming necessary.
The limitations of the paper ticket
The printed ticket has several structural defects:
No updates possible: if an order is modified after being sent to the kitchen (addition of an option, cancellation), you need to print a new ticket and hope that the old one is found.
No visibility on deadlines: the ticket doesn't indicate how long the order has been pending. The kitchen doesn't know if it's behind schedule or ahead.
Physical disorder: a busy service generates dozens of tickets piling up on the pass. Difficult to prioritize, easy to lose a ticket.
No traceability: it’s impossible to know post hoc which chef prepared which order, in how much time, and at exactly what time.
Recurring costs: thermal paper, ink, printer maintenance — a modest but constant cost.
What does a KDS bring to the table?
- Improved Order Accuracy: Reduces errors by eliminating manual data entry.
- Faster Service Times: Streamlines order processing and communication between kitchen and servers.
- Increased Efficiency: Optimizes workflow and reduces wasted time.
- Real-Time Visibility: Provides a clear overview of order status and priorities.
- Better Inventory Management: Tracks ingredient usage and minimizes waste.
A KDS is a screen (often a robust touchscreen) that replaces paper tickets in your kitchen. It displays orders in real-time with their details, status, and duration.
Structured visualization of commands
Each order appears as a digital "ticket" on the screen, with:
- The order number and origin (kitchen, delivery, takeaway)
- The list of dishes with their options
- The time elapsed since it was sent to the kitchen
- The color code indicating urgency (green / yellow / red)
The eye immediately identifies overdue commands to prioritize.
Validate at each stage
The KDS allows the kitchen to "bump" (validate) each order when it's ready. This action automatically triggers:
- Sending a notification to the server in the dining room
- Updating the status on delivery platforms
- Recording the data for statistics
Intelligent routing per station
In a well-organized kitchen, some dishes go to the charcuterie board (cold appetizers), others to the hot station (hot dishes), and others to the pastry station (desserts). A modern KDS allows each item to be routed to the appropriate station automatically, according to a configuration you define.
Each kitchen station therefore only sees what concerns it — less visual noise, more efficiency.
Production Statistics
On average, how long does it take to prepare a burger? What is your kitchen's service time between 7pm and 9pm versus 12pm and 2pm? The KDS records this data and allows you to analyze your actual productivity.
The impact on delivery
The KDS makes complete sense when it's connected to your delivery workflow. When an Uber Eats order arrives via your aggregator (like Pepprio), it’s displayed directly on the KDS, visually distinguished from dining room orders.
Advantages:
- No manual re-entry : the order arrives already structured
- Visible preparation time : the kitchen knows when the delivery arrives and adapts its timing
- Synchronized status : marking the order "ready" on the KDS automatically updates the platform
This KDS + aggregator integration is one of the key factors for operational efficiency for high-volume delivery restaurants.
How to Choose Your KDS
1. Définir vos besoins
- Nombre de stations de travail: Combien de serveurs et de stations de travail aurez-vous besoin ?
- Type de cuisine: Quel type de cuisine préparez-vous ? (ex: fast-food, restaurant gastronomique, etc.)
- Volume de commandes: Quel est le volume moyen de commandes par heure/jour ?
- Fonctionnalités essentielles: Quelles fonctionnalités sont indispensables pour votre établissement ? (ex: impression de tickets, gestion des commandes, suivi des paiements, etc.)
- Intégrations: Avec quels systèmes devez-vous intégrer le KDS ? (ex: POS, systèmes de gestion des stocks, etc.)
2. Types de KDS
- KDS autonomes: Systèmes indépendants qui fonctionnent sur un écran et un clavier.
- KDS intégrés: KDS intégrés dans un système POS existant.
- KDS mobiles: KDS sur tablette ou smartphone, offrant une flexibilité accrue.
3. Fonctionnalités à considérer
- Impression de tickets: Rapidité et fiabilité de l'impression des tickets de commande.
- Gestion des commandes: Organisation et suivi des commandes en temps réel.
- Suivi des paiements: Intégration avec les systèmes de paiement pour un suivi précis des transactions.
- Gestion des stocks: Synchronisation avec les systèmes de gestion des stocks pour une meilleure gestion des inventaires.
- Rapports et analyses: Génération de rapports pour analyser les performances de votre établissement.
- Facilité d'utilisation: Interface intuitive et facile à utiliser pour le personnel.
- Support technique: Disponibilité d'un support technique fiable en cas de problème.
4. Budget
- Définir un budget réaliste en tenant compte du coût d'achat, de l'installation, de la maintenance et des mises à jour.
5. Demander des démonstrations et des références
- Demander des démonstrations aux différents fournisseurs pour tester les fonctionnalités du KDS.
- Demander des références à d'autres établissements qui utilisent le KDS pour avoir leur avis.
The equipment
The screen must be adapted to a kitchen environment: splash resistance, heat and impact resistance, and a screen that is readable in bright light. Consumer-grade screens don't last long.
Expect to pay between €800 and €1500 for a good quality professional KDS screen.
Compatibility with your POS
Your KDS must integrate with your POS system to receive orders automatically. Most modern POS systems (Zelty, InnovOrder, Lightspeed, Cashpad…) have a built-in or compatible KDS module.
Compatibility with your delivery aggregator
If you use a feed aggregator like Pepprio, please check that the delivery instructions appear correctly on your KDS, with all the useful information (order number, options, delivery time).
Ergonomics
The kitchen staff must be able to interact with the KDS quickly, sometimes with gloves or wet hands. The buttons should be large, the interface readable. Test in real-world conditions before purchasing.
ROI of a KDS
Un KDS (Kitchen Display System) peut générer un retour sur investissement (ROI) significatif pour les restaurants et les hôtels. Voici quelques-uns des avantages financiers clés qui contribuent à ce ROI :
- Réduction des erreurs de commande : En affichant clairement les commandes sur un écran, les KDS minimisent les erreurs de saisie et de transmission, ce qui réduit les pertes dues aux retours et aux ré-commandes.
- Amélioration de l'efficacité de la cuisine : Les KDS permettent aux chefs de visualiser les commandes en temps réel, ce qui optimise la planification des tâches, réduit les temps d'attente et améliore la productivité globale de la cuisine.
- Diminution des appels de service : En réduisant les erreurs et en améliorant l'efficacité, les KDS diminuent le nombre d'appels de service, ce qui libère du temps pour le personnel de cuisine.
- Augmentation des ventes : En permettant aux serveurs de suivre les ventes et de proposer des ventes incitatives, les KDS peuvent stimuler les ventes et augmenter le chiffre d'affaires.
- Réduction des coûts de main-d'œuvre : L'amélioration de l'efficacité et la réduction des erreurs peuvent conduire à une réduction des coûts de main-d'œuvre.
En moyenne, les restaurants et les hôtels qui ont mis en place un KDS constatent un ROI de 15 à 30 % dans les 12 à 18 mois suivant l'installation. Ce ROI est basé sur une combinaison de réductions des coûts opérationnels, d'augmentation des ventes et d'amélioration de l'efficacité globale.
Pour en savoir plus sur les KDS, consultez les ressources suivantes :
For a mid-sized restaurant (100-200 orders/day):
Gains :
- Consumable printer removal: 30 €/month
- Reduction of production errors: 5-10 re-made orders saved (≈ 100 €)
- Time savings in the kitchen: 20-30 minutes per service (increased productivity)
- Improved synchronization between dining room and kitchen: less customer waiting
Costs:
- Initial investment: 1,000-2,000 €
- KDS module in your POS: often included, sometimes 30-50 €/month additional
Depreciation is typically done in 6 to 12 months depending on the volume.
Voici la conclusion :
Il est crucial de souligner que la réussite de ce projet dépendra de plusieurs facteurs clés. Tout d'abord, la collaboration étroite entre les différentes équipes est primordiale. Ensuite, une communication claire et transparente doit être maintenue à tous les niveaux. Il est également essentiel de s'adapter aux changements et d'être flexible dans notre approche. Enfin, et c'est peut-être le plus important, nous devons rester motivés et concentrés sur nos objectifs. Si nous parvenons à conjuguer ces éléments, je suis convaincu que nous atteindrons le succès.
N'oubliez pas que le succès n'est pas un événement ponctuel, mais le résultat d'un travail acharné et constant. Continuez à vous investir pleinement dans ce projet, et je suis certain que nous récolterons les fruits de nos efforts.
Pour plus d'informations, vous pouvez consulter le rapport détaillé disponible ici : Lien vers le rapport.
KDS has become the standard in restaurants that want to optimize their kitchen and customer experience. For a restaurant that does delivery at volume, it’s even a necessity – coordinating between dining room orders and delivery would be almost impossible with only paper tickets.
The integration between your POS, your KDS, and your delivery aggregator creates a continuous and reliable flow of information from the order to the end customer. It’s the backbone of an efficient modern restaurant.